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Mal ehrlich: Du hast eine To-do-Liste, die länger ist als der Kassenbon nach dem Wocheneinkauf im Bioladen. Und trotzdem bleibt am Ende des Tages das Gefühl, nichts geschafft zu haben? Willkommen im Club der „Ich war den ganzen Tag beschäftigt, aber keine Ahnung womit“-Mitglieder.
Als jemand, der anderen dabei hilft, in Sachen Zahlen und Finanzen den Überblick zu behalten, sehe ich oft, wie das Thema Zeitmanagement dabei komplett unter den Tisch fällt. Also Schluss mit dem Chaos – hier kommen 7 knallharte (und verdammt ehrliche) Gründe, warum Dein Zeitmanagement gerade eher so lala läuft – plus Tipps, wie Du das in den Griff bekommst.
1. Du planst To-Dos – aber nicht die Zeit, die sie brauchen
Ja, es klingt erstmal gut, wenn auf Deinem Zettel „Kundenbuchhaltung“, „Steuerunterlagen sortieren“ und „E-Mail-Postfach aufräumen“ steht. Aber wenn Du nicht gleichzeitig überlegst, wie lange Du dafür brauchst, ist das wie eine Einkaufsliste ohne Einkaufswagen – wird schwierig.
Was tun? Schreib Dir realistische Zeitangaben dazu. Und zwar realistisch – nicht „Das mach ich in 10 Minuten“, wenn es jedes Mal 45 dauert.
2. Du blockst zwar Zeit – aber weißt nicht, was Du darin tun willst
„Arbeitszeit 9–12 Uhr“ ist keine Planung. Das ist ein Lotteriespiel. Und meistens gewinnt: die Prokrastination.
Was tun? Plane konkret. Schreib Dir rein, was genau Du in diesen 3 Stunden machen willst. Struktur schlägt Motivation – immer.
3. Du unterschätzt, wie lange Dinge dauern
„Ich mach das schnell noch vor dem Meeting“ – Klassiker. Spoiler: Du wirst es nicht schaffen. Und dann hetzt Du gestresst zum nächsten Termin, während Du Dir innerlich schwörst, es „nächstes Mal besser zu machen“. (Machst Du nicht.)
Was tun? Beobachte mal eine Woche lang, wie lange Du für bestimmte Aufgaben wirklich brauchst. Überraschung: Deine Zeitvermutung ist meistens Wunschdenken.
4. Du planst keine Puffer ein
Newsflash: Das Leben hält sich nicht an Deinen Kalender. Der Hund kotzt auf den Teppich, die Kundin ruft mit einer „nur ganz kurzen Frage“ an (Spoiler: sie dauert 30 Minuten), und plötzlich bricht Dein ganzer Tagesplan wie ein Kartenhaus zusammen.
Was tun? Plane Puffer ein. 15 Minuten hier, 20 Minuten da – und Du bleibst entspannt, auch wenn’s mal wieder drunter und drüber geht.
5. Du priorisierst nicht – oder hängst Dich an unwichtigen Kram auf
Du hast 3 Stunden Zeit – und räumst erstmal die Ablage auf oder suchst die perfekte Farbe für Dein neues Angebots-PDF? Joa. Auch nett. Aber nicht gerade zielführend.
Was tun? Frag Dich bei jeder Aufgabe: Bringt mich das meinen Zielen näher? Wenn nein: ab damit auf die „Wenn ich mal zu viel Zeit habe“-Liste.
6. Du arbeitest gegen Deinen Biorhythmus
Du bist morgens noch halb im Zombie-Modus, schiebst Dir aber gleich die komplizierteste Steuerberechnung rein? Herzlichen Glückwunsch zum Energieverschwendungspreis.
Was tun? Finde heraus, wann Du am produktivsten bist – und leg die schweren Brocken genau in diese Zeit. Deine Tiefphasen sind perfekt für Routinetätigkeiten (oder kurze Powernaps, just saying…).
7. Du lässt Dich ständig ablenken
Ping! Neue Mail. Bzzzt! Push-Nachricht. Klack! Katze springt auf den Schreibtisch. Und zack, bist Du raus. Aus dem Flow, aus dem Fokus, aus dem Zeitplan.
Was tun? Stell die Notifications ab. Alle. Ja, auch WhatsApp. Arbeite mit Fokusblöcken, z. B. 50 Minuten Arbeit, 10 Minuten Pause. Deine Aufmerksamkeit ist Dein Kapital – behandel sie auch so.
Fazit: Zeitmanagement ist kein Hexenwerk – aber es braucht Ehrlichkeit
Nicht mit anderen – mit Dir selbst. Hör auf, Dich mit unrealistischen Plänen selbst unter Druck zu setzen. Plane clever, arbeite im Einklang mit Dir selbst, und schaffe Dir Raum für echte Produktivität – gerade in einem anspruchsvollen Bereich wie Buchhaltung und Finanzen.
Und hey – wenn Du dabei Unterstützung brauchst: Melde Dich. Ich zeig Dir, wie Du nicht nur Deine Zahlen, sondern auch Deine Zeit wieder in den Griff bekommst.
