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Ach ja, die liebe Buchhaltung – ein Thema, das vielen (nicht nur) Einzelunternehmerinnen Schweißperlen auf die Stirn treibt. Besonders, wenn der Jahreswechsel vorbei ist und du plötzlich merkst: „Mist, die EÜR für das letzte Jahr ist noch nicht fertig und die Steuererklärung steht an!“ Auf dem Schreibtisch stapelt es sich, die Belege fehlen, und das schlechte Gewissen sitzt im Nacken. Keine Panik! Hier bekommst du praktische Tipps, wie du die Nachhol-Arbeiten effektiv erledigst und dich künftig vor diesem Chaos bewahrst.
Teil 1: Die Vorjahresbuchhaltung nachholen – ohne Wahnsinnsanfall
Vorbereitung
Normalerweise verbuddelst du dich immer tagelang mit deinen Unterlagen im Büro (oder belagerst den Esstisch), um die Buchhaltung für die Steuererklärung fertig zu bekommen? Zeit, das zu ändern. Plane jetzt realistische Zeitfenster und vergiß das mit dem am Wochenende einbuddeln. 2-3 Stunden pro Session sind eine gute Zeit. Bei längeren Intervallen steigt die Frustration und die Fehlerquote.
Arbeitsumgebung
Wenn du dich schon überwinden musst, eine Aufgabe zu erledigen (und das auch wirklich nicht delegieren kannst), dann sorge dafür, dass du es dir wenigstens so angenehm wie möglich machst. Eine Tasse Tee/Kaffee, deine Lieblingsmusik, vielleicht ein Stück Schokolade zur Nervenberuhigung…. 😉
Schritt für Schritt vorgehen
Der große Stapel sieht erschreckend aus, aber lass dich nicht einschüchtern. Teile die Arbeit in kleine Abschnitte auf, indem du z.B. deine Belege erst einmal nach Monaten sortierst. Und dann fang mit einem Monat an. Sobald der erledigt ist, schnapp dir den nächsten. Kleine Erfolge motivieren und verhindern, dass du nach einer Stunde schon keine Lust mehr hast.
Außerdem lassen sich kleinere Aufgaben für die Zukunft besser in realistische Zeitblöcke einplanen.
Arbeite mit einer Checkliste
Erstelle eine Liste mit allem, was du erledigen musst – z. B. Bankauszüge kontrollieren, offene Rechnungen prüfen, Belege sortieren. Wenn du die Aufgaben abhaken kannst, hast du immer das Gefühl, voranzukommen. Das gibt einen Motivationskick, auch wenn noch viel zu tun ist.
Digitalisiere, was geht
Falls du das nicht ohnehin schon tust: Nutze Tools wie Scanner-Apps oder Beleg-Management-Software, um Rechnungen und Belege digital zu erfassen. Das spart dir endloses Papierwühlen und gibt dir eine bessere Übersicht. Bonus: Viele Programme können Belegdaten direkt auslesen und die Arbeit erleichtern. Außerdem wird das mit der eRechnung jetzt eh zur Pflicht
Teil 2: Zukünftigen Stau vermeiden – für entspannte Jahresabschlüsse
Gewöhne dir Routinen an
Klingt langweilig, hilft aber ungemein: Plane dir jede Woche (mindestens) einen festen Buchhaltungstermin ein. Das können nur 10, 20 oder 30 Minuten sein (je nachdem, wie umfangreich deine Buchhaltung ist), um Belege zu sortieren und Umsätze einzutragen. Weniger Chaos, weniger Stress – versprochen.
Nutze smarte Tools
Automatisiere, was du kannst! Buchhaltungsprogramme wie z.B. sevDesk, Lexoffice, Papierkram, Buchhaltungsbutler oder FastBill helfen dir, Belege direkt digital zu erfassen und Buchungen automatisch zu kategorisieren. So hast du unterjährig den Überblick und sparst dir die Mammutaufgabe Anfang des Jahres.
Mach Schluss mit dem „Aufschieben“
Wir kennen es alle: „Das mache ich morgen…“ Aber seien wir ehrlich, morgen wird dann zu übermorgen, nächste Woche, nächstem Monat….. Und schon ist es „aus den Augen aus dem Sinn“. Nimm dir zum einen vor, neue Belege regelmäßig zu verarbeiten, bevor sie im Papierberg verschwinden (je schneller du das erledigst, desto weniger bleibt liegen) und plane vor allem entsprechende Zeitfenster dafür ein.
Fazit: Mit System und kleinen Schritten zum Buchhaltungserfolg
Klar, Buchhaltung ist selten der spaßigste Teil deines Business. Aber mit ein bisschen Organisation und den richtigen Tools kannst du die Riesenstapel vermeiden – und vor allem: das Gefühl, von der Arbeit erschlagen zu werden. Also, schnapp dir deinen Stapel, atme tief durch und leg los. Dein zukünftiges Ich wird dir danken!
